办公室工作内容比较繁多,而且责任重大,若把握不好或处理不当,则可能会出现这样那样的事情,甚至会对单位的正常运行造成严重的影响。办公室工作特点,决定其必须走规范化、科学化以及精细化道路,同时还要建立公文处理、接待以及会务和值班标准化流程,强调精品意识,从而全面提高办公室行政管理工作的精细化。如何完成办公室行政管理精细化,可以通过以下策略去实现。
(1)加强企业文化建设
通常有经验的领导都很了解下属的风格与特点,对于他们最容易出现问题的地方也了如指掌。当前的管理上应当提倡“放大抓小”理念,即从细节上显示管理成效,对于提高效益更有利。“放大”是指管理层负责人,应该将所有下属员工职责范围内的事情全部放开。比如,业务部门,在经营方针指导下,如何开展市场业务工作、洽谈,市场推广宣传等,要求高层与基层管理员工共同商议,放手让他们去做,自己做好督促检查工作。
(2)推进制度化
“无规矩,不成方圆”。要想真正有效地保证精细化管理方案变成事实,达到既定的效果,就需要制定激励与约束制度。摩托罗拉早在30年前就建立了流程管理体系,既形成了内部控制标准,也体现了公司的经营原则。该控制标准对涉及销售、采购、财务、薪酬、融资、制造、知识产权保护等业务的流程,都做了详尽规定。实施精细化管理前,要整理一个完整、系统、细致的规章制度体系,作为精细化管理依规办事的依据。企业因为生存和发展需要而制定这些系统性、专业性相统一的规定和准则,就是要求员工在职务行为中按照企业经营、生产、管理相关的规范与规则来统一行动、工作,如果没有统一的规范性企业管理制度,企业就不可能实现其发展战略。
(3)全面提高员工的素质
实施精细化管理对员工的心态、技能和知识提出了更高的要求。其实,精细化管理的本质更多的是对员工的职业化要求,把对员工的工作要求更多地通过提高职业素质、职业技能固化到每个人的工作习惯之中。因此,要真正实现管理的精细化,必须培养出一大批合格的职业人,通过人才的职业化实现管理流程的职业化、精细化、标准化。企业要重视细节管理,将细节管理执行下去并不难,但一如既往地坚持下去去很难。办公室在每月制定的《月度工作计划》中,对办公室领域的各项工作,可以按照月初计划进行具体量化与精细分解,明确每一个阶段的负责人与任务,从而使工作成绩与完成情况一目了然。
(4)对精细化管理进行深化
创新存在于细节之中,细节是创新之源,细节的宝贵价值更在在实施精细管理的过程中,最为重要的是要有规范性与创新性相结合的意识。规范性方法是基本性的,不可或缺的条件、要求、手段,创新的方法与技巧是在规范性的基础上发展的要求和手段。规范是“精细”的表现形式,“精细”是创新的方向和动力。“精细”的境界将管理的规范性与创新性很好地结合起来,把企业引向成功。许多企业的领导在寻求创新时,不管在技术创新还是在管理创新方面,总习惯于贪大求全,却很少有“于细微处见精神”的细心和耐心。
以寄件管理为例,企业传统的寄件流程大多繁冗复杂,行政需要耗费过多的时间和精力在寄件管理上,员工抱怨流程太多、因公寄件麻烦,而领导则不满寄件成本消耗和费用分析,一件看起来不大的事情,想管理好其实并不简单。
如果能合理利用第三方软件,未尝不是一个好选择。一家企业使用丰网企业版进行寄件管理,员工手机寄件发起审批➪上级通过➪员工打印贴单交由行政➪行政统一等待快递员揽件➪管理员后台查看数据,你会发现,整套流程下来其实特别便捷,摆脱了传统寄件的枷锁,审批杜绝员工私件公寄;一站式数据存储,方便行政财务查看数据、对账以及分部门成本核算;实现寄件管理线上化、数据化、智能化。可见借助一些高效的第三方软件,是能对行政管理工作起到一定助力的。
为打造一个高质量、高收录的外链平台,站长将针对所有普通用户投稿的内容进行审核,针对文章原创度、文章格式是否杂乱、外链数量是否泛滥等多个方面对投稿内容进行审核测评,只有满足条件的内容才会通过审核。
平台将持续严厉打击发布虚假不实信息内容,一经发现立即删除,且将对发布虚假内容的账号进行相应的处罚。
当用户等级达到2级及以上等级之后,可联系站长【QQ:724413399】免费升级至VIP会员组,将免费获得发贴免审核权限,以后发的帖子都将跳过审核直接发布成功!
双击表格可删除表格
1、本站资源,均来自网络,版权归原作者,所有资源和文章仅限用于学习和参考 。
2、不得用于商业或非法用途,否则,一切责任由该用户承担 !
3、本站内容如不慎侵犯了你的权益,敬请谅解,内容素材由网友自发上传并非本站意愿,您可参照《文章侵权处理流程》联系我方解决!